A TOP irodavezető ismérvei

Az jó irodavezető az iratok és a szervezés virtuóza

Irodavezető – jó menedzser vagy rejtett szabotőr?

Milyen álmaink irodavezetője? Precíz, okos, jól kommunikál, talán még jó kávét is főz… De valójában ő a pókháló közepén a pók, aki a szálakat mozgatja. Ha jól mozgatja, könnyedén megy minden, mint a karikacsapás. De ha homokszem van a gépezetben, akkor a gördülékennyé tétel helyett az irodavezető a folyamatok igazi szabotőre is lehet.
Az iroda szervezése lehet könnyű vagy nehéz, attól függően, hogy
1) ki végzi,
2) milyen eszközökkel és
3) hogyan csinálja.

Így tesztelje irodavezető kollégáját: be a mélyvízbe!

Hadd meséljem el egy ügyfelünk történetét:
Az irodánk költözött. Amikor pakoltunk, akkor aminek eddig is helye volt, egyszerűen és rendben átkerült az új helyre. Azonban a legvégére maradt a “ZACC” címkéjű hatalmas doboz. Ebbe mindazok a dolgok kerültek, amiknek a régi helyen sem volt igazi helye. Néhány dekor-elem, asztalon kallódó, válogatás nélküli irodaszer is volt benne, de főleg töménytelen mennyiségű papír és irat. Még a szállítók is ketten fogták az alját, hogy szét ne szakadjon a doboz, annyira nehéz volt.
És ekkor jelentkezett hozzánk egy hölgy irodavezetőnek.
Elé tettük a méretes dobozt és a délelőtti feladata az volt, hogy rakjon rendet, szedje szét, válogassa össze – a saját rendszere szerint. Nekünk nem sikerült 5 évig ezeknek rendszert, helyet, elrendezést, tematikát kitalálni, most ő jön.
Meglepetésünkre körülbelül 3 óra alatt végzett vele – a hölgyet azonnal fel is vettük! 🙂
Persze léteznek alapjáraton rendszer-szemléletű emberek, akiknek ez kisujjból megy.
Azonban erre bárki képes!.
Nézzük meg, milyen irodaszer jellegű eszközöket használt ehhez ez a profi kis hölgy! Nem véletlen, hogy azonnal irodavezető státuszt kapott lépett elő, mert az iratok igazi virtuózának bizonyult!
Az jó irodavezető az iratok és a szervezés virtuóza

Az jó irodavezető az iratok és a szervezés virtuóza

Az irodavezető alap irodaszer listája

A rendszerezés legalapvetőbb eszközeivel nem árulunk el titkot:
– irattartó szekrény
– mappák
– címkék (post-it, színes jelölők, könyvjelzők, stb.)
– tollak
Ha van helye, szisztematikusan szétcsomagoljuk mappákba, mappákon belül időrendbe tesszük a papírokat. Ha több, egy témához tartozó papír van, akkor kapjunk elő genotherm tasakokat. Egyértelműen feliratozzuk a mappát, jelöljük az iratokat és nagyjából ennyi 🙂
Az igazi profizmus akkor lép életbe, ha Ön vagy az irodavezető a papírok kategóriáit jól találja ki, pl. egy kisebb iroda esetén:
  • bejövő számlák, kimenő számlák, bérjegyzékek, egyéb, könyveléshez szükséges papírok
  • nagy, színes mappába téve azt az adagot, ami épp most fog a könyvelőhöz menni
  • szerződések ügyfelekkel
  • szerződések, papírok beszállítókkal (irodaszer ellátó cég például 🙂 )
  • dolgozókkal kapcsolatos iratok
  • céges iratok (társasági szerződés, szabályzatok stb.)
Önöknél milyen kategóriák, mappák vannak még?
Ha úgy érzi, hogy pont itt akadt el, akkor érdemes megjegyezni, hogy az irodakommandó még EBBEN is segít. Számtalan jól működő irodát látunk és ezért a szervezésben is tudunk Önnek tanácsot adni.

Kérjen időpontot a testreszabott iroda és az optimális irodaszer ellátás témájú díjmentes konzultációhoz itt:

Vittinger László
Mobil: +36 70 427 6900
Email: felderites@irodakommando.hu